Die Spedition Wackler arbeitet mit der Finanzbuchhaltungs-Lösung active finance von active logistics und profitiert von beschleunigten Prozessen und einheitlichen Daten.
Text als WORD-Datei: AL_Wackler_final
An Schwarz kommt niemand vorbei. Das gilt zumindest für die Bürger aus Göppingen und Umgebung. Zu den Firmen der Schwarz-Gruppe zählt nämlich auch die dort beheimatete DU-Firmengruppe, die sich unter anderem um das Verwerten sämtlicher Haushaltsabfälle zwischen Altöl und Zeitungspapier kümmert.
Wenig Raum für Analyse
Die Wurzeln des inhabergeführten Konzerns liegen jedoch in der Spedition – besser bekannt unter dem Namen Wackler. Seit der Gründung im Jahr 1846 hat sich das Unternehmen zu einem äußerst vielseitigen Logistikdienstleister weiterentwickelt. Entsprechend gewachsen sind dabei auch die Anforderungen an das Controlling.
„Früher mussten wir einen großen Aufwand betreiben, um die richtigen Zahlen aus den verschiedenen Softwaresystemen unserer Firmengruppe mit insgesamt sieben Unternehmen herauszuarbeiten“, erinnert sich Oliver Schwarz. Er ist zugleich Geschäftsführer von Wackler und der darüber angesiedelten Schwarz-Gruppe. Die wichtigste Datenquelle für ein Transport- und Logistikunternehmen ist die Speditionssoftware. Hier sind Kundeninformationen, sämtliche Konditionen und Aufträge hinterlegt, hier entstehen die Rechnungssätze. An dieser Stelle vertraut Wackler schon seit vielen Jahren auf das Programm active m-ware von active logistics. „Von dort konnten wir die benötigten Zahlen problemlos exportieren“, erläutert Schwarz. Kostentreiber, Verlustbringer und unrentable Relationen habe er auch schon mit dem früheren System herausgearbeitet und beseitigt. Doch insgesamt habe das Heraussuchen, Sammeln und Komprimieren der Informationen sehr viel Zeit in Anspruch genommen. „Für die eigentliche Analyse der Daten blieb am Ende zu wenig Raum“, so Schwarz.
Erprobte Schnittstellen
Vor diesem Hintergrund sah sich Schwarz im Jahr 2008 nach einer professionellen Lösung für das Controlling um. In Frage kamen drei verschiedene Anbieter, die sich in mehreren Präsentationen dem Vergleich stellen mussten. Am Ende konnte sich die Lösung active finance durchsetzen, die von active logistics in Kooperation mit der Diamant-Software GmbH angeboten wird. „Neben den objektiven Leistungswerten und dem guten Preis-Leistungsverhältnis haben uns bei active logistics vor allem die weichen Faktoren überzeugt“, sagt Susanne Iben, die als Prokuristin die Finanzbuchhaltung der Schwarz-Gruppe verantwortet. „Bei active logistics hatten wir kompetente Ansprechpartner, die sich nicht nur im Controlling, sondern auch in der Logistikbranche bestens auskennen.“ Hinzu kam die bereits vorgesehene erprobte Schnittstelle zwischen der Speditionssoftware und dem Finanzbuchhaltungs-Programm active finance.
Ergänzt wurde die Konstellation durch das Archivierungssystem active archive, das ebenfalls von active logistics stammt. „Die Einführung der neuen Software verlief absolut reibungslos, wobei der Kostenrahmen durch active logistics exakt eingehalten wurde“, bestätigt Schwarz. An diesem Erfolg hatten aber auch die Mitarbeiter der Schwarz-Gruppe einen großen Anteil, die an der Einführung vorbildlich und diszipliniert mitgearbeitet haben.
Die unternehmensspezifischen Anpassungen von active finance an die Wünsche der Schwarz-Gruppe hielten sich in Grenzen. „Die Standardversion deckt bereits mehr als 80 Prozent der Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens ab“, meint Iben. Auch der Schulungsaufwand für die zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung sei dank der leicht verständlichen Eingabemasken gering gewesen. Für die Bereichsleiter, die über einen eigenen Zugang auf die für sie relevanten Zahlen zugreifen können, erkläre sich das neue System „quasi von selbst“.
Export nur bei Bedarf
Seit Januar 2009 arbeiten die drei Komponenten active m-ware, active archive und active finance bei der Schwarz-Gruppe als Gesamtsystem harmonisch und fehlerfrei zusammen. „Wir haben für das Unternehmen rund 30 Berichte definiert, die wir jetzt auf Knopfdruck in einer optisch sehr ansprechenden Form generieren können“, erklärt Iben. Hinzu kämen noch die Standardberichte wie die Offene-Posten- und Salden-Listen. „Eine typische Anforderung ist die Analyse des Zahlverhaltens einzelner Verlader, die vom Vertrieb als Vorbereitung auf Kundengespräche kurzfristig benötigt werden“, so Iben.
Sämtliche Reports können jetzt durch die Finanzbuchhaltung erstellt werden. Früher war die Buchhaltung auf die Kollegen der IT-Abteilung angewiesen, um die notwendigen Zahlen aus der Speditionssoftware zu extrahieren. Jetzt brauche man die EDV-Spezialisten nur noch, um neue Berichte zu definieren, was sehr selten vorkomme. Außerdem bestehe für die Bereichsleiter nach wie vor die Möglichkeit, die Zahlen einzelner Reports in Excel zu exportieren, um sie individuell aufzubereiten. Ein weiterer Zeitgewinn entsteht durch die Verknüpfung zu den relevanten Belegen im elektronischen Archiv.
Einheitliche Basis
Neben dem Erstellen von Berichten beschleunigt eine professionelle Finanz-Software zudem das Erstellen der Konzernbilanz. „Das Konsolidieren der Umsätze in der Gruppe beziehungsweise die Inter-Company-Buchhaltung funktioniert jetzt auf Knopfdruck“, betont Schwarz. „Pro Woche sparen wir durch die neue Lösung insgesamt rund acht bis zehn Stunden Zeit“, schätzt der Geschäftsführer. Die in der IT-Abteilung freigewordenen Kapazitäten würde man nun für andere Projekte nutzen, um die Kundenorientierung weiter zu verbessern. „Ohne active finance hätten wir angesichts unseres ständigen Wachstums sogar zusätzliche IT-Experten einstellen müssen“, bekennt Schwarz.
Noch wichtiger als die Einsparungen ist für den Geschäftsführer jedoch die einheitliche Datenqualität. Jeder einzelne Bericht würde nun nach „klar definierten Regeln“ entstehen. Bei Diskussionen und Entscheidungen habe somit jeder Beteiligte dieselben Zahlen. Da bleibe „kein Spielraum für eigene Interpretationen“.
Hintergrund: Wackler
Die L. Wackler Wwe. Nachf. GmbH ist ein mittelständisches inhabergeführtes Unternehmen, dessen Geschichte bis auf das Jahr 1846 zurückgeht. Das Gründungsmitglied der Stückgutkooperation CargoLine arbeitet mit rund 50 Nahverkehrsunternehmen zusammen und betreibt einen eigenen Fuhrpark mit 30 Lkw und 300 Wechselbrücken. Etwa 1.400 Sendungen mit einem Gewicht von 500 Tonnen werden täglich im Sammelgutausgang verschickt. Der Sammelguteingang steht diesem Wert mit rund 1.000 Sendungen und einem Gewicht von 350 Tonnen gegenüber. Im Fernverkehr kooperiert Wackler zudem mit 30 festen Unternehmern und bedient 55 tägliche Linienverkehre.
Neben der Zentrale in Göppingen betreibt Wackler eine Niederlassung in Wilsdruff bei Dresden sowie ein Logistikzentrum in Uhingen. Insgesamt beschäftigt die Firma mehr als 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit einer Lagerkapazität von 50.000 Paletten und einer Lagerfläche von 60.000 Quadratmetern ist das Warehousemanagement ein weiteres wichtiges Standbein von Wackler. Ergänzt wird das Portfolio durch ein breites Spektrum an Dienstleistungen im Bereich Entsorgung und Recycling, die durch die Schwesterunternehmen der DU-Firmengruppe erbracht werden. Infos unter www.wackler.de.
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Hintergrund: active logistics GmbH
Die active logistics GmbH ist europaweit einer der größten Komplettanbieter von Speditions- und Logistik-Software sowie Rechenzentrums-Diensten. Die Kernkompetenz liegt in der Umsetzung komplexer Logistik-Prozesse im Land-, See-, Lufttransport und Lagermanagement einschließlich einer hohen Integration technischer und fachlicher Komponenten, wie z.B. Telematik und intelligente Archivierungssysteme.
Die Systeme der active logistics decken die gesamte Wertschöpfungskette von der Auftragsannahme über die Lager-, Hallen- und Transportorganisation bis zu Zollabwicklungen, internem Clearing und der Fakturierung ab und bieten intelligente Schnittstellen zu Buchhaltung, Personalwesen und Controlling. Die active logistics GmbH ist zugleich Betreiber eines der größten europäischen Rechenzentren der Transport- und Logistikbranche. U.a. vertrauen folgende Kunden auf die Leistungen der active logistics: CargoLine, System Alliance Europe, Logwin. Infos unter www.activelogistics.de.
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